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Experiencia Consolidada

Amplia trayectoria en proyectos de digitalización masiva, organización documental y custodia de archivos para entidades públicas y privadas.

En SAFD nos posicionamos como un aliado estratégico para la modernización institucional, acompañando a las organizaciones en sus procesos de transformación digital y gestión eficiente de la información. Nuestro enfoque va más allá de la digitalización de documentos: buscamos fortalecer la seguridad de los datos, optimizar el acceso a la información crítica y facilitar la toma de decisiones basada en información confiable.

Marco Normativo

Nuestros procesos de digitalización, control de calidad y generación de medios electrónicos se desarrollan conforme a la:

Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015 – Microformas

Esta normativa establece los requisitos técnicos necesarios para garantizar:

  • La legibilidad de los documentos digitalizados.
  • La integridad de la información.
  • La inalterabilidad de los archivos electrónicos.

Metodología del Proceso de Digitalización

El servicio de digitalización de SAFD se basa en una metodología estructurada en cinco fases, diseñada para asegurar precisión, seguridad y trazabilidad en cada documento procesado.

1. Asignación de Recursos e Instalación

El servicio puede ejecutarse en las instalaciones del cliente o en los centros operativos de SAFD, garantizando flexibilidad logística.

SAFD se encarga de:

  • Infraestructura tecnológica.
  • Equipos de digitalización de alta producción.
  • Personal técnico especializado.

Para garantizar la protección de la información, se establecen acuerdos de confidencialidad entre ambas partes.

2. Preparación de la Documentación

Previo al proceso de digitalización se realiza una preparación física de los documentos, que incluye:

  • Clasificación.
  • Retiro de elementos metálicos (grapas, clips, etc.).
  • Corrección de dobleces, roturas o imperfecciones.

Este proceso asegura una digitalización precisa y una óptima calidad de imagen.

3. Digitalización e Indexación

Esta fase combina captura de imágenes de alta fidelidad con la organización estructurada de la información.

4. Captura de Documentos

Utilizamos escáneres de alta producción capaces de generar archivos en formatos como:

  • JPG
  • PDF
  • TIFF Grupo IV
  • Otros formatos requeridos por el cliente

5. Indexación Documental

La indexación permite recuperar la información de manera rápida y eficiente.

  • SAFD recomienda el uso de bases de datos proporcionadas por el cliente, aunque también contamos con capacidad de digitación manual cuando no existe una base previa.
  • Estructuración adecuada de nombres de archivo.

6. Control de Calidad

Se realiza una verificación documento por documento (físico vs digital) para garantizar:

  • Integridad de la información
  • Ausencia de omisiones

Cumplimiento de criterios de inalterabilidad

1. SERVICIO OMR – Diseño, Lectura y Calificación de Fichas Ópticas

¿Qué es la Tecnología OMR y por qué elegirnos?

El Reconocimiento Óptico de Marcas (OMR) es la herramienta más eficiente para capturar datos de marcas hechas en documentos como encuestas, exámenes y censos. A diferencia de la digitación manual, nuestro sistema detecta la presencia de marcas en lugares predefinidos con una probabilidad de error casi nula.

Ventajas Competitivas: Eficiencia que se traduce en Ahorro

Trabajar con nosotros no es solo un avance técnico, es una decisión financiera estratégica:

  • Velocidad Superior: Lo que a un equipo de 6 digitadores le toma 3 semanas procesar (aprox. 2,000 formularios), nosotros lo entregamos en cuestión de horas
  • Precisión del 99.99%: Los sistemas OMR profesionales alcanzan casi la perfección en la lectura. Mientras que el error humano en digitación ronda el 7%, nuestra tasa de error es mínima (cercana del 0.1% al 3% depende exclusivamente de factores externos como daños físicos en el papel o por error de llenado), los cuales detectamos mediante nuestra Doble Validación.
  • Resultados Inmediatos: La automatización permite obtener informes finales en una fracción del tiempo récord
  • Como valor agregado exclusivo, aplicamos una Doble Validación de Captura mediante software especializado, lo que nos permite auditar cada marca en tiempo real y garantizar la integridad absoluta de la información.

Nuestros servicios Integrales

  • Diseño de Formularios Personalizados: Creamos hojas calibradas (desde 10 hasta 200 preguntas) en tamaños A5, A4 y/o Carta, optimizadas para una lectura perfecta.
  • Procesamiento y Tabulación: Lectura masiva de hojas de respuesta, encuestas de satisfacción, censos y formularios de inventario.
  • Validación y Auditoría: Aplicamos procesos de control de calidad y validación de datos contra sus bases de datos existentes para garantizar la integridad absoluta.

¿A quién ayudamos?

  • Sector Educativo: Universidades y colegios que requieren calificar exámenes de opción múltiple de forma masiva y transparente.
  • Investigación y Mercadeo: Empresas que procesan encuestas de opinión, estudios de mercado y evaluación de productos.
  • Instituciones Públicas y Privadas: Para procesos de votación, censos, formularios médicos y recolección de datos institucionales.

2. SERVICIO OCR E ICR – Captura Inteligente de Datos

Complementamos el OMR con tecnologías OCR e ICR para capturar de manera precisa y automatizada:

  • OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Convierte texto impreso de documentos, contratos, facturas, resoluciones y expedientes en datos digitales editables.
  • ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres): Captura texto manuscrito en formularios, fichas de inscripción, registros administrativos y encuestas, incluyendo escritura cursiva.

Beneficios

  • Automatización y eficiencia: Reducción drástica de la digitación manual.
  • Alta precisión: Minimización de errores humanos.
  • Ahorro de tiempo y recursos: Procesamiento de grandes volúmenes en menor tiempo.
  • Información organizada: Datos estructurados listos para análisis y gestión.

3. PROCESO DE TRABAJO INTEGRAL

  1. Diseño e impresión: Formularios adaptados a la necesidad del cliente (de ser necesario).
  2. Recepción: Formularios físicos o digitales.
  3. Preprocesamiento: Limpieza y corrección de imágenes para maximizar la precisión.
  4. Escaneo y captura: Lectura OMR, OCR o ICR según el documento.
  5. Verificación: Corrección de inconsistencias o datos dañados, incluyendo la Doble Validación de Captura para OMR.
  6. Entrega: Exportación en Excel, XML, PDF u otros formatos listos para análisis.

4. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

  • Captura de datos impresos por máquina, impresora o escritos a mano (letra de imprenta e incluso letra corrida).
  • Transformación de documentos físicos en información digital confiable y lista para gestión administrativa

¿Qué es un Servicio de Firmas Digitales?

Un servicio de firma digital es una herramienta tecnológica que permite a las personas firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que una firma autógrafa (de puño y letra).

A diferencia de una simple imagen de tu firma pegada en un PDF, la firma digital utiliza métodos criptográficos avanzados para asegurar que el documento no haya sido alterado y para confirmar la identidad del firmante de forma inequívoca.

¿En qué se basa?

  1. Autenticidad: Vincula la identidad del firmante con el documento de forma única. No se puede suplantar.
  1. Integridad: Si alguien intenta cambiar una sola coma del archivo después de firmado, la firma se «rompe» y el sistema avisa que el documento fue alterado.
  1. No Repudio: El firmante no puede negar haber firmado el documento, ya que la firma es personal e intransferible.

Servicios de Archivos Físicos y Digitales S.A.C. (SAFD) brinda el servicio de impresión digital de documentos y fichas ópticas, utilizando equipos de alta precisión que garantizan calidad, legibilidad y uniformidad en cada impresión.

El servicio está orientado a la producción de formularios estructurados, fichas ópticas para evaluaciones, encuestas y documentos administrativos, asegurando compatibilidad con tecnologías de captura de datos como OMR, OCR e ICR.

SAFD garantiza control de calidad en todo el proceso de impresión, asegurando que los documentos cumplan con los estándares necesarios para su posterior lectura y procesamiento automatizado.

Características del servicio:

  • Impresión de fichas ópticas y formularios estructurados.
  • Alta precisión y alineamiento de marcas de lectura para equipos OMR.
  • Uso de papel y gramaje adecuados para garantizar la correcta lectura y durabilidad del documento.
  • Control de calidad en el proceso de impresión, verificando contraste, calibración y legibilidad.
  • Compatibilidad con procesos de lectura, procesamiento y digitalización de formularios.